בפרטים הקטנים : הגשת מסמך האפיון
05 במרץ 2009 מאת ליאור יאיר
אין צורך להרחיב על חשיבותה של מצגת נכונה במיוחד שמדובר במסמך האפיון. שלא כמו העיצוב, האפיון קשה להבנה במבט ראשון ונזקק להצגה הדרגתית ונעימה יותר. דרך הצגה נכונה יכולה לעזור לכם להקל על הלקוח להבין, לתת הערות נכונות ולהיות חלק משמעותי בתהליך. כמה טיפים לשיפור פגישת הצגת האפיון:
1. לפני הפגישה - הדפיסו את מסמך האפיון. וסדרו אותו כחוברת (אין צורך לכרוך אפשר פשוט לשדך את הדפים בצורה אסטטית). הקפידו על סדר העמודים ועל עמוד פתיח מתאים. בנוסף, הכינו את כל המידע הדרוש לכם לפני הפגישה: אתרים להשוואה, דוגמאות ונתונים אחרים שלא ניתן לזכור. חשוב שתוכלו לשלוף במהירות מידע רלוונטי.
2. הקפידו להתחיל את הפגישה בשיחה על הדברים שאתם עומדים להציג, על ההערות שחשוב להעיר ועל ההערות שלא יהיו רלוונטיות לפגישה זו. הזכירו ללקוח את המטרות שהגדרתם ביחד בתחילת הפרויקט כך שיוכל להבין את ההחלטות שלקחתם במהלך יצירת האפיון. הוסיפו כי מה שהוא עומד לראות הוא מסמך אפיון המסכים וההתנהגויות המכיל היררכיות, פונקציונאליות ותכולות והוא בשום אופן לא מסמך עיצוב.
3. מסרו עותק מהאפיון המודפס ללקוח בתחילת הפגישה. בצורה זו הוא יוכל לראות את האפיון מקרוב (מעבר להצגתו על מסך או באמצעות מקרן) וכך להבין אותו מהר יותר.
4. השתמשו בעותק נוסף כמחברת הערות. רישמו עליו הערות ושינויים שעולים בזמן הפגישה. אני גיליתי שהדבר נוח מאוד ומצריך מעט מאוד זמן שכן ניתן פשוט לרשום את השינוי על גבי המיקום המתאים שלו בעמוד. מה גם שלאחר הפגישה הרבה יותר קל להבין את ההקשר של ההערות.
5. לעיתים נרצה להתייעץ עם הלקוח בהצגת מספר פתרונות לעמוד מסוים. במצב זה הכינו מראש כמה סקיצות לעמודים או האזורים שעליהם תרצו לדבר כדי שתוכלו לעבור עליהם ביחד עם הלקוח. דרך טובה להציג מספר אפשרויות לאזור מסוים בעמוד יכולה להיות הדרך הבאה:
שימו לב שבעזרת מספרים ומעט נייר דבק תוכלו להציג את האפשרויות השונות בצורה ברורה, נעימה ומהנסיון שלי מעבירה את המסר הרבה יותר טוב ומהר מאשר החלפת אפיונים על גבי המסך.
6. אני מתעקש להציג את מסמך האפיון לראשונה רק בפגישה אישית. לפעמים נולדים מצבים בהם הדבר לא מתאפשר ואז אנו נצטרך לשלוח ללקוח את האפיון ולא נוכל לשלוט בצורה שהוא יראה אותו (מסך, רזולוציה). במקרה כזה חשוב להכין מעטפת לאפיון שתגדיל בדיוק את אותם הפרמטרים. היא לא חייבת להיות משהו שתבנו במיוחד, הרשת מלאה באפליקציות שיכולות לעזור לנו בזה. לדוגמה: calameo ו- issuu מציעים לנו מעטפות מאוד טובות למסמכים וניתן להשתמש בהן גם למסמכי אפיון.
דוגמה לתוצר של issuu על מסמך אפיון פיקטיבי שהכנתי -
שימו לב שצורת ההגשה הרבה יותר אסטטית ומעניינת מקובץ PDF והרשת מלאה בכלים כאלו רק צריך לחפש.
המסמך הסופי נראה טוב, אבל אני לא בטוח שזה משהו שלקוחות יכולים להבין. במיוחד לא לקוחות שלא מבינים באינטרנט, ויש המון כאלה בשוק.
צריך להיתחשב בזה שמסמך כזה לוקח המון זמן להכין. בכמה פרויקטים אתם יכולים להרשות לעצמכם להכין מסמך כזה במיוחד לפרויקט? אני בטוח שלא בכולם.
הי ליאור,
מאוד נהניתי לקרוא את הפוסט הזה, מאוד מעניין.
אבל- הייתי רוצה לדעת מה בדיוק כולל מסמך האפיון המלא (מלבד צילומי המסך המופיעות במצגת), האם יש תיאור טקסטואלי מקביל שמיועד למתכנתים? איך בדיוק עובר המידע הרלוונטי בשלב הפיתוח? נכון שיש את התיאור הממוספר בצד ימין של כך מסך, וברור כי מדובר בדוגמה בלבד, אבל מה קורה במצב שבו מדובר בפרויקט גדול יותר…?
תודה
אפשר בבקשה לראות אולי מסמך אפיון לדוגמא? אני רוצה בדיוק להבין על מה מדובר.
תודה.
טיפים מצוינים. אני היית מוסיף:
- לכרוך את החוברת עולה עשרה שקלים לעותק.
תודה לכולם על התגובות וההתעניינות,
אייל-
המסמך שמוצג בפוסט הוא מסמך לדוגמה והוא מייצג מסמך אפיון שאנחנו מכינים בכל אחד מהפרויקטים שלנו, גדולים וקטנים. אני מסכים שאפיון הוא לא מסמך שקל להבין במבט ראשון אבל אם תשווה את האפיון שלנו לאפיונים מקובלים בשוק תראה שהתאמצנו רבות כדי להתגבר על בעיה זו. כיום ניתן להעביר מסמך אפיון מלווה בהסברים גם ללקוחות שלא שוחים באינטרנט.
זוהר-
מסמך אפיון ה UI המלא כולל את תכולות האתר מסודרים לפי הירארכיות והפונקציונאליות של כל תכולה. בסופו של דבר התכולות מיוצגות על ידי תרשום מסכים והתנהגויות.
בנוסף, אנחנו נוהגים להצמיד הערות רלוונטיות בכל עמוד הקשורות להתנהגויות בעמוד. את ההערות האלה מקבלים המפתחים והם עובדים לפיהן בשילוב כמובן עם מסמך אפיון הטכנולוגי שנוצר לאחריו.
עמית-
אני מצטער אך לא אוכל להציג מסמך אפיון מלא באתר שכן רוב המסמכים מכילים מידע רגיש של אחד מלקוחותינו. בכל מקרה במידה ויתאפשר אפרסם מסמך מסמך כזה באחד הפוסטים הבאים. אם תרצה לראות דוגמאות, תוכל ליצור איתי קשר במייל.
אבי-
אני מסכים שחוברת כרוכה נראית הרבה יותר טוב אך אני מעדיף לעשות זאת במסמך האפיון הסופי ולא בסקיצות
אתמול דיברתי עם השותף שלי לבנייה של משחק דפדפן ובעקבות דברים ששנינו למדנו התחלנו לעבוד על הפרוייקט מחדש, והדבר הראשון שעשינו (אחרי המחקר) הוא לדבר על האפיון, וגילינו שאף אחד מאיתנו לא מבין בזה לעומק.
הייתי שמח אם הייתם מציגים מסמך אפיון (אפילו למשהו הזוי לחלוטין שתמציאו בשביל הסבר בלבד), ומסבירים איך יוצרים מסמך כזה, מה הוא כולל, והתייחסות יותר עמוקה לנושא האפיון.
תודה רבה על כל המאמריםב אתר, כייף לקרוא את הבלוג.
סתם מעניין, עם מה אתם עובדים לייצור האיפיון? Axure? או פשוט פאואר פוינט…? :-)
אנחנו עובדים עם Visio.