מה לעשות כאשר הדברים משתבשים
08 במרץ 2009 מאת רגינה ולדימירסקי
לא משנה כמה קשה תעבדו, כמה הצוות איתו אתם עובדים מיומן ומקצועי או כמה קארמה טובה אתם מפזרים בעולם, במוקדם או במאוחר יגיע מר מרפי לביקור. המתכנת הראשי יחטוף שפעת רגע לפני העליה לאוויר, פתאום יצוץ לו משום מקום איזה שהוא באג לא צפוי, המחשב שלכם יקרוס ברגע הכי לא מתאים שניה לפני שעשיתם save… נו, אתם מכירים את זה.
במקום לחשוב כמה מר הוא גורלכם ולהתפלסף בשאלה הקיומית: "למה זה מגיע לי?", אתם יכולים לעשות מספר דברים שיעזרו לכם לטפל בעניין בצורה הנכונה והאפקטיבית ביותר. לפניכם, המדריך המקוצר למנהל הפרויקטים* מתחיל ליציאה מהמשבר:
- הדרך הנכונה לטפל במצבים קשים היא קודם כל להישאר רגועים (ותנסו לא להתעצבן מהסעיף הזה :)). שום דבר טוב לא יצא מהחלטות שנעשות מעמדה של עצבים, כעס, פחד או תסכול.
- עכשיו, לאחר שנרגעתם, עשו הערכת מצב. שאלו את השאלות הנכונות (האם זו באמת בעיה? של מי הבעיה? כמה היא תשפיע על הפרויקט?) ועשו הכל כדי שבידכם יהיו כל האינפורמציה והעובדות. כעת תוכלו לשים את הדברים בפרספקטיבה הנכונה.
- פרקו את הבעיה לגורמים. הרבה יותר קל להתמודד עם מספר בעיות קטנות.
- עכשיו, כשהבעיה ברורה, תקשרו עם הצוות שלכם ועזרו לו להתמודד עם הלחץ. שדרו להם בטחון ואופטימיות והורידו את סף הלחץ שלהם.
- קחו אחריות מלאה על המשבר, גם אם אתם לא גרמתם לבעיה ישירות.
- אספו את כל האנשים הרלוונטים בחדר אחד. תסבירו להם את כל מה שלמדתם על הבעיה ותנו להם לדון בה.
- בחנו את האופציות העומדות לרשותכם לפתרון הבעיה.
- בנו תוכנית פשוטה לפתרון. אחרי שבחנתם את הפתרונות האפשריים ושקלתם כל פתרון בחרו את הפתרון הנכון ביותר. במקביל, במידה ומתעורר הצורך, בצעו מיזעור נזקים.
- הסבירו לצוות את הפתרון וקבלו מהם פידבק. וודאו שהפתרון יתבצע.
- לאחר שהאירוע הסתיים קחו את הזמן ובחנו את מה שארע. חישבו איך ניתן היה למנוע את המשבר (ואח"כ ,תתחילו להתכונן למשבר הבא).
* המדריך אינו מיועד רק למנהלי פרויקטים.
"ואח"כ התחילו להתכונן למשבר הבא" -> תתחילו (אותיות אית"ן).
בכל מקרה, לשלוט בעצמך בכעס זה טוב לכל דבר בחיים, בדר"כ ההמלצה הראשונה היא לא לתפוס את עצמך, אלא ללכת לאכול / לשתות ולצאת מחוץ לסיטואציה, דבר שדיי מרגיע, ורק לאחר מכן שכולם שתו, אכלו, בריאים ורגועים אפשר לשבת ולהתחיל את הדיון של למה, כמה ואיך.
העצה הכי חשובה פה למנהל הפרוייקט היא לקחת על עצמו את הבעיה, להאשים בנאדם אחר רק ילחיץ את הבנאדם, שגם ככה צריך למצוא פיתרון לבעיה, ובנוסף יפגע קשה בצוות, ובמקום זאת מנהל עבודה שלוקח את האחריות ולא מאשים תוך כדי משבר ימנע מהמצב להדרדר.
עוד משהו, ממליץ לכל מנהלי הפרוייקטים לשמור שוקולד במקרר, וכשקורא משהו הלכריח את כולם לאכול קוביית שוקולד =]
תודה. אני בהחלט אאמץ את הרעיון של השוקולד
כל הכבוד רגינה
גיבוש נהלים כאלה מראה על למידה מתמידה בניהול פרוייקטים - למידה המאפשרת התמקצעות והתמודדות עם הבעיות הבאות ביתר קלות.
שני דברים שאני יכול להוסיף:
1. חשוב מאד שההנהלה הבכירה תתן גיבוי ללקיחת אחריות של מנהל הפרוייקטים (הוא לא שעיר לעזאזל של אף אחד).
2. אם נעשתה טעות על ידי אחד מבני הצוות - צריך להעמיד אותו בטעותו - זה לא חייב להיעשות בצעקות ובלהט הרגע - אבל לפעמים מדובר במשהו או מישהו נקודתי וצריך להתייחס אליו
פסט מעניין. נשמע כאילו המדריך נכתב מניסיון - הייתכן וצינזרת כמה ביטויים בסגנון :"@##?!
:-)